ID

Privacy

Since May 25th 2018 The new General Data Protection Regulation is introduced. You can find the privacy policy from ID study association below.

Dit is een algemeen document bedoeld om als concept te dien voor de studieverenigingen van Delft. Dit is een semi-geautomatiseerde privacy policy (er zijn dingen aangepast zodat deze iets relevanter is voor een studievereniging) gevonden op de site: https://veiliginternetten.nl/privacyverklaring-generator-start/generate/.

Versie 2.0. Onderscheidt gemaakt tussen de vereniging, commissies/evenementen en website. Dit is de
Versie 2.1: Verdere detail aangepast.
Versie 2.2: Engelse versie toegevoegd.

ID study association, hierna te noemen ID, gevestigd aan Landbergstraat 15, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Hierin kan gevonden worden welke gegevens worden bewaard en met welk doel deze bewaard worden. Verder kan het lid hierin haar rechten en bij wie hij of zij moet zijn voor vragen of informatie.

Contactgegevens ID:

Landbergstraat 15
2628CE Delft
Nederland

1 Overzicht van de persoonsgegevens

ID verwerkt uw persoonsgegevens doordat u lid bent geworden van de vereniging en/of gebruikt maakt van haar diensten. Door lid te worden van de studievereniging of mee te doen aan haar activiteiten gaat het lid of deelnemer akkoord met deze privacy policy.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Persoonsgegevens Reden Bewaartermijn
Algemene persoonsgegevens

·        Naam

·        Initialen

·        Geslacht

·        Nationaliteit

Om lid te zijn van de vereniging heeft de vereniging uw basis gegevens nodig om bijvoorbeeld om u correct te adresseren. Studietijd + 3 jaar
Adresgegevens

·        Adres

·        Postcode

·        Woonplaats

·        Land

Om lid te zijn van de vereniging heeft de vereniging uw basis gegevens nodig. Daarnaast, verzamelt de verenging adresgegevens voor het versturen van haar publicaties, kaartjes en overige correspondentie per post. Studietijd + 3 jaar
Contactgegevens

·        Email adres

En optioneel

·        Telefoonnummer

·        Mobiel telefoonnummer

De vereniging gebruikt uw email adres voor het bekend maken van haar activiteiten via email.

Verder wordt er gebruikt van gemaakt om informatie van ID gerelateerde bedrijven te verstrekken aan een lid, maximaal 1x per maand. Na uw studietijd wordt dit gebruikt om u in te lichten over de alumnivereniging.

Studietijd + 3 jaar
TU Delft gegevens

·        Studienummer

·        Studiefase

 

 

ID gebruikt studienummers om te controleren of haar leden nog ingeschreven staan bij de TU Delft. Verder controleert ID met behulp van studiefases of haar leden in de BSc., MSc, of afgestudeerd zijn. Dit doen dit zij om relevante mails te sturen en daarmee spam te verminderen. Studietijd
Financiële gegevens

·        IBAN nummer

·        BIC Code

·        Naam pashouder

Financiële gegevens kunnen verwerkt dan wel gedeeld worden met Exact ten behoeve van het uitvoeren van incasso’s of het herkennen van transacties. Studietijd, of 7 jaar
Ouderlijke informatie*

·        Naam*

·        Adres*

·        Telefoonnummer*

Ouderlijke informatie zal alleen worden gebruikt in geval van nood. Studietijd
*Deze informatie is optioneel en niet verplicht.

 

Naast deze persoonsgegevens verwerkt ID overige gegevens die met toestemming aan ons zijn verleend. ID behoudt het recht om meer persoonsgegevens op te vragen als andere evenementen hierom vragen. Deze zijn aangegeven in de Privacy Policy voor evenementen.

2 Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De vereniging verzamelt paspoortnummers, identiteitskaartnummers en allergieën in speciale gevallen. Deze kunnen worden gevonden in de privacy policy voor evenementen.

De vereniging heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers of leden die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzamelt worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris-svid@tudelft.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

3 Geautomatiseerde besluitvorming

ID neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

4 Bewaartermijnen van de persoonsgegevens

ID bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaartermijnen zijn te vinden in onder sectie 1.

5 Delen van persoonsgegevens met derden

ID verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst, een voorbeeld van deze bedrijven is te vinden in sectie 5.2. Om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens, blijft ID verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

5.1 Toegang tot informatie

Het bestuur van ID en de beheerders van de website hebben toegang tot de database waar de persoonsgegevens in staan opgeslagen. De data staat op de servers van Bureau Moeilijke Dingen B.V..

5.2 Overige diensten waar persoonsgegevens mee worden gedeeld

Ons ledenbestand is in beheer van Bureau Moeilijke Dingen in de vorm van Lassie

Administratiesysteem. Gegevens zijn hierdoor opgeslagen op de servers van Bureau Moeilijke Dingen.

Ons tijdschrift, Turn The Page, wordt gedrukt en verspreid door Quantes. Om verspreiding onder onze leden mogelijk te maken, worden uw adresgegevens gedeeld met Quantes.

6 Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account of met behulp van de secretaris van de vereniging. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ID en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar secretaris-svid@tudelft.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. ID zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

ID wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

7 Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ID neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris-svid@tudelft.nl

8 Veranderingen van de privacy policy

ID behoudt het recht de privacy policy te veranderen op ieder moment zonder dat hier vooraf een melding van wordt gedaan.